Perpignan, France
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Au sein de la Direction des Participations et Territoires, vous viendrez en appui à l'assistante de direction. Sous sa responsabilité, vous contribuerez à la coordination et à l'organisation des activités internes et externes de la Direction des Participations et des Territoires. Vous aurez les missions suivantes : Les actions administratives : * Gestion d’agenda ; * Gestion des moyens généraux et de la vie de l’Agence (société ménage, cafétéria, véhicules de service/fonctions, relations avec le syndic, sécurité, fournitures/courses internes, badges d’accès, réservations salle de réunion, etc…) ; * Gestion des déplacements (réservation hôtel, avions, restaurants etc.) ; * Accueil physique et téléphonique ; * Contrôle et suivi des notes de Frais ; * Référencement et suivi des courriers reçus et/ou à envoyer ; Les actions opérationnelles * Contrôle et Saisie des factures fournisseurs dans l’ERP; * Refacturations ; * Suivi actions contractuelles, en support du Directeur ; * Suivi de la production des rapports annuels et/ou trimestriels ; * Préparation d’éléments de présentation/reporting en vue de réunion/comités avec les parties prenantes ; * Production de compte rendus ; * Être en soutien administratif de l’agence ; * Assurer l’archivage des documents ; La Gestion des administrés : * Gestion des demandes entrantes des administrés : deux boites emails ; * Ouverture de tickets administratifs ; * Maitrise des outils internes ; * Suivi de dossiers ; * Tenue d’une permanence téléphonique le vendredi ; * Analyse et production de reporting ; * Assistance des équipes dans le suivi du traitement technique des demandes.
