Saint-Denis, France
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L’assistant·e de direction assure le secrétariat, l’assistance technique et logistique des responsables de services, et réalise des actes administratifs dans le respect des techniques, des règles et des procédures propres à l’un des domaines fonctionnels de l’établissement. La polyvalence des tâches tend à se développer, renforçant les compétences techniques grâce à l’utilisation d’outils de plus en plus performants, notamment en gestion, tout en élargissant les compétences relationnelles. Assistante de la Directrice de la Scolarité et de son adjoint * Suivre certains dossiers et relancer les interlocuteurs internes ou externes concernés * Renseigner les tableaux de bord selon les consignes, participer à l'instruction de dossiers complexes * Consigner les procédures applicables dans son domaine * Saisir et mettre à jour des bases de données dédiées à la gestion (administrative, financière...) * Participer à l'organisation des réunions, manifestations, comités opérationnels et prendre en charge les aspects administratifs et logistiques du pilotage de service ou de projets en lien avec la Direction (COMOP, COPIL) * Informer les personnels de la direction * Répondre aux demandes d'informations des autres services et de l'extérieur * Classer et archiver les documents et informations * Mise à jour du site * Assurer l’assistance technique et fonctionnelle des applications gérées par le service Accueil physique et téléphonique des étudiants, du personnel enseignant et administratif * Informations relatives aux procédures d’admission et d’inscription * Orientation vers les bureaux du service de la scolarité concernée * Traitement et suivi des demandes des usagers Collaboration à l’organisation et à la réalisation de la campagne d’inscription (forte activité de juillet à septembre) Réception des candidats Parcoursup, Candidatures P8, annulation des inscriptions, traitement des demandes de prolongation d’études, cartes multiservices défectueuses Gestion matérielle : * suivi des commandes, inventaires
