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Assistant de direction du Secrétariat général de la DGAS F/H

Département du Val d'Oise
Found 3 weeks ago
Location
CERGY, France
Time
Not disclosed
Work Mode
Not disclosed
Salary
Not disclosed
Visa Help
Not disclosed
Last Verified
3 weeks ago

Education

  • Bachelor

Skills & Qualifications

Technical Skills

  • Maîtriser les outils bureautiques (Word, Excel, Outlook)
  • classement/archivage
  • Gestion documentaire
  • RGPD
  • confidentialité

Soft Skills

  • Organisation et sens des priorités
  • Fortes qualités rédactionnelles
  • Rigueur
  • gestion du temps
  • Discrétion professionnelle
  • sens du service public
  • fiabilité
  • Qualités relationnelles
  • écoute
  • diplomatie
  • sens de l’accueil
  • Réactivité
  • Capacité à travailler en transversalité
  • faciliter la coopération
  • Gestion du stress
  • Gestion des urgences
  • posture d’alerte

Job Description

L’assistant de direction du Secrétariat général DGAS assure un rôle central d’appui administratif, organisationnel et logistique auprès du Secrétaire général et des équipes du secrétariat général. Il contribue à la continuité de service, à la fluidité des circuits d’information et à la qualité de préparation des instances, dossiers et échanges avec les directions de la DGAS, les directions ressources du Département et les partenaires.

Requirements

  • Organisation et sens des priorités dans un environnement multi-interlocuteurs.
  • Préparation de réunions/instances et production de supports (CR, notes, tableaux de suivi).
  • Gérer des flux (courriers, mails, parapheurs) et assurer le suivi des échéances.
  • Maîtriser les outils bureautiques (Word, Excel, Outlook) et le classement/archivage.
  • Appliquer des règles de confidentialité et de sécurisation des informations.
  • Fortes qualités rédactionnelles
  • Organisation, rigueur et gestion du temps
  • Discrétion professionnelle, sens du service public et fiabilité.
  • Qualités relationnelles, écoute, diplomatie et sens de l’accueil.
  • Rigueur, réactivité et sens des priorités.
  • Capacité à travailler en transversalité et à faciliter la coopération.
  • Gestion du stress et des urgences, posture d’alerte appropriée.
  • Organisation d’une collectivité territoriale et circuits administratifs.
  • Pratiques de secrétariat de direction et organisation d’agendas/instances.
  • Règles de base de la communication administrative (courriers, notes, comptes rendus).
  • Notions de gestion documentaire (classement, archivage) et RGPD/confidentialité.
  • Connaissance générale des politiques de solidarités (souhaitée).
  • Niveau Bac à Bac+2 : assistanat/gestion/administration, ou expérience équivalente).
  • Poste pivot exposé à des sollicitations nombreuses et parfois urgentes : nécessité de prioriser, d’anticiper et d’alerter.
  • Manipulation d’informations sensibles (contrôles, décisions, données) : stricte confidentialité attendue.
  • Contraintes calendaires liées aux instances et aux échéances administratives : adaptabilité.
  • Prévention des risques : alternance posture assise/écran (pauses, ergonomie), charge mentale (organisation/relai), gestion des incivilités à l’accueil (procédures d’alerte).

Related Field

  • Administrative and Executive Assistance

Related Subfield

  • Executive Support

Languages

  • French

Nice to Haves

  • Connaissance générale des politiques de solidarités
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