Brest, France
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Au sein du service Customer Services & Support UWS Brest, vous assurez des missions d’assistance administrative auprès des employés (environ 100 personnes). Vous intervenez en tant qu’adjoint de l’assistante aujourd’hui en poste. Vos missions seront les suivantes : * Gestion de missions et de frais : la préparation des missions des collaborateurs en France ou à l’étranger, création des notes de frais et assurer leur suivi ; * Gestion des demandes informatiques et administratives : la réalisation et le suivi des demandes informatiques, comme le transfert des lignes téléphoniques, du réseau, de l’espace partagé, la gestion du stock de consommables bureautiques et informatiques, y compris les commandes de réapprovisionnement, et la gestion des demandes d’expédition ; * Gestion documentaire et de l’information : la saisie et la diffusion de notes de service, de la mise à jour de l’affichage, de la gestion de l’archivage des documents à l’aide d’un outil Thales spécifique, et de la transmission des e-mails importants aux équipes ; * Accueil et gestion des visiteurs : le traitement des demandes de visiteurs et l’accueil des nouveaux collaborateurs, stagiaires ou alternants ; * Organisation des réunions : la réservation des salles de réunion, la planification ; Tâches diverses : la réception des appels et des messages, la saisie des heures pour l’imputation analytique et la vérification des écarts, organisation d’évènements internes.
