Montpellier, France
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Rattaché.e au Responsable Régional Solaire, vous assurez l’assistanat des équipes solaire, stockage et hydrogène. Gestion administrative et logistique pour l’agence et les équipes : · Accueil des visiteurs, accueil et accompagnement des équipes · Organisation des déplacements, des voyages · Secrétariat général : courriers, scans, reprographie, relecture, archivage : réception, enregistrement et diffusion du courrier et mails · Gestion documentaire : enregistrement de tout document solaire, stockage et hydrogène sur les sharepoints. Archivage et classement des dossiers · Création des projets sur sharepoint, création des internal orders (gestion comptable), suivi et création des phases projets pour les projets stockage et hydrogène · Assistance au reporting de l’activité mensuelle du développement solaire · Collaboration avec les assistantes des autres agences, prise en charge ponctuelle de certaines activités pour décharger les assistantes · Services généraux de l'agence, en coordination avec le Gestionnaire des Services Généraux du siège : coordination des besoins en fournitures pour le bâtiment et SAV (photocopieuse), matériel de prêt Assistanat général et suivi des démarches administratives liées au développement des projets solaires, de stockage et hydrogène : · Traitement des données foncières propriétaires/exploitants/parcelles : - Obtention et enregistrement des documents de référence : cadastre, relevés de propriété, etc. - Suivi, mise à jour et gestion des bases de données (autorisations administratives et base de données foncière (BD Foncier)) - Rédaction et envoi des documents liés à la maîtrise foncière aux acteurs concernés (notaires, propriétaires, exploitants, élus locaux) - Suivi de la facturation foncière (création des comptes fournisseurs, création des bons de commande, validation des factures) · Gestion des demandes de levées de servitudes administratives et réseaux · Suivi des démarches administratives liées au développement des projets solaires, stockages et hydrogènes (mairie, intercommunalité, services de l’état : DDTM, DREAL, tribunaux, huissiers…) · Assistance pour la préparation, le montage et le suivi des dossiers Permis de Construire, Concertations Préalables, Enquêtes Publiques, etc. : - Suivi reproduction des pièces nécessaires à la demande d’autorisation (devis et suivi) - Rédaction de courriers - Gestion des affichages -> Identification des communes concernées -> Organisation et vérification des affichages en mairies et sur sites -> Identification des huissiers compétents, consultation et commande des missions de constat -> Réception et validation des PV de constats, enregistrement et mise à disposition auprès des équipes projets · Suivi des workflows internes · Suivi des boucles de validation · Autres demandes administratives HSE : Contribution à la culture Santé, Sécurité et Environnement de l’entreprise via : * Réalisation du travail dans le respect des mesures de prévention mises en place au sein de l’entreprise et reprises notamment dans le Document Unique, les Politiques Santé, Sécurité et Environnement, procédures, modes opératoires et guides * Déclaration de tout événement ou situation pouvant représenter un danger pour les personnes y compris collègues et prestataires et/ou l’environnement * Participation aux événements de formations et de sensibilisations traitant de ces thématiques Qualité : * Respect et mise en œuvre de la politique d’entreprise et des procédures qualité * Participation à la mise à jour des documents du système de management de la qualité * Déclaration des non-conformités et participation à la mise en place d’actions correctives * Participation aux actions et projets d’amélioration continue et de partage des savoirs
