Toulouse, France
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Sous la responsabilité du Directeur d'Agence vos missions principales seront les suivantes: 🎯 Vos missions principales Véritable pilier de l’agence, l’Assistant(e) d’agence assure la gestion administrative quotidienne et joue un rôle de relais entre les équipes terrain, le management et les fonctions support. À ce titre, vous intervenez sur plusieurs volets : 🔹 Gestion administrative de l’agence * Accueil physique et téléphonique de l’agence * Gestion du courrier, des livraisons et des fournitures * Suivi des frais généraux, des notes de frais et des prestataires externes * Gestion des abonnements, de l’affichage réglementaire et du parc automobile 🔹 Support aux managers * Organisation des comités d’agence et des événements internes * Rédaction de courriers, comptes rendus et notes internes * Appui administratif au management (agenda, projets d’agence, déménagements éventuels) 🔹 Appui QSE / conformité * Suivi administratif des accidents du travail et de la médecine du travail * Gestion et suivi des habilitations, certifications et équipements de sécurité * Coordination des contrôles réglementaires et tenue des registres de sécurité 🔹 Support RH * Participation à l’intégration des nouveaux collaborateurs * Suivi administratif des embauches, des périodes d’essai et des départs * Gestion des éléments variables de paie et des absences * Contribution au recrutement (gestion des candidatures, organisation des entretiens) * Suivi du plan de formation et des contrats d’intérim 🔹 Appels d’offres * Montage et suivi de la partie administrative des dossiers de réponse aux appels d’offres 🔹 Missions complémentaires – Agence de Toulouse En lien étroit avec l’activité opérationnelle de l’agence, vous participez au suivi et à la coordination des interventions techniques : * Planification et suivi des demandes d’intervention clients et des plannings des techniciens (SAV, dépannages, services facturables, petits travaux, astreintes) * Suivi administratif des interventions : clôture des tickets, vérification des comptes rendus et transmission à la facturation * Contribution à la bonne facturation des interventions et établissement de devis de régularisation * Suivi logistique et administratif : contrôle des livraisons, mouvements de stock * Gestion administrative de la sous-traitance (documents réglementaires, contrats)
